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Optimale Baudokumentation mit Cloudlösungen

Was sind geeignete Apps und Cloud Lösungen für Reporting, Aufgabenmanagement und Koordination!

Die meisten Bauprojekte sind sehr aufwendig. Der Bedarf an Baumaterialien muss ermittelt und die erforderlichen Handwerker organisiert werden. Damit das Bauvorhaben erfolgreich wird, müssen immer viele einzelne Abläufe geplant organisiert und letztendlich auch ausgeführt werden. Aufgrund der hohen Komplexität bleibt es niemals aus, dass es auch immer wieder zu Fehlern oder Unstimmigkeiten kommt. Oftmals treten diese nur aufgrund von Kommunikationsproblemen auf. Deshalb ist es auf jeden Fall empfehlenswert, ein gut durchdachtes Qualitätsmanagement einzuführen. Dazu gehört unter anderem auch eine lückenlose Baudokumentation. Mittlerweile stehen dafür digitale Anwendungen zur Verfügung. Richtig eingesetzt, bieten diese eine große Hilfe.
 

Wirksames Qualitätsmanagement einführen


Zu einem guten Qualitätsmanagement gehört die umfassende Dokumentation sämtlicher Schritte. Diese ist sehr umfangreich, weil sie zahlreiche Aspekte aufweist. In früheren Zeiten wurde die gesamte Baudokumentation schriftlich angefertigt. Die Bauarbeiter auf der Baustelle mussten exakt dokumentieren, welche Fortschritte sie an dem Bauvorhaben erzielt haben. Daraus entstand das sogenannte Bautagebuch.

Mit den modernen Anwendungen gelingt die Erstellung des Bautagebuchs digital. Es beginnt schon bei der Anlieferung der Baustoffe. Lieferscheine können mühelos eingescannt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Fotos von den Baumaterialien zu erstellen. Dadurch lassen sich Qualitätsmängel bestens nachweisen. Doch das Wichtigste ist, dass mangelhafte Baustoffe gar nicht erst verarbeitet werden müssen. Die gemachten Fotos können bei Bedarf direkt zum Hersteller oder zum Lieferanten geschickt werden. Auf diese Weise kann mit einfachen Mitteln nachgewiesen werden, dass die bestellten Baustoffe nicht den Qualitätsanforderungen genügen.

Genauso einfach lässt sich mit Fotos und Videos der Baufortschritt dokumentieren. Der Bauunternehmer ist durch eine umfangreiche Dokumentation aller Vorgänge auf der Baustelle sehr gut abgesichert. Treten später Mängel auf, kann er anhand der Dokumentation nachweisen, dass seine Bauarbeiter nicht dafür verantwortlich sind. Dadurch können mitunter hohe Kosten gespart werden. Es gibt wahrscheinlich keine Baustelle, auf der es während der Bauphase oder auch hinterher zu Problemen oder Missverständnissen kommt. Deshalb ist es im Bereich des Qualitätsmanagements sinnvoll, jeden Schritt präzise zu dokumentieren.
 

Geeignete Apps für Bauprojekte


Die Software, die bei den Bauvorhaben genutzt wird, sollte einige wichtige Ansprüche erfüllen. Zu den wichtigsten Eigenschaften gehören folgende:
 

  • nutzbar auf jedem Mobilgerät
  • einfache Handhabung
  • sichere Datenübertragung
  • zuverlässige Speicherung



Die Nutzungsmöglichkeiten auf allen Mobilgeräten sind deshalb so wichtig, weil nicht alle beteiligten Personen eines Bauprojekts die gleichen Endgeräte verwenden. Eine einfache Handhabung ist unabdingbar. Die Vorarbeiter oder andere Personen, die für eine reibungslose Dokumentation des Bauprojekts zuständig sind, sollten die Software bedienen können, ohne zuvor eine Schulung absolvieren zu müssen.

Eine zuverlässige Datenübertragung und Speicherung sind immer dann gegeben, wenn es sich um ein cloudbasiertes System handelt. Bei den Tools von thinkproject sind diese Voraussetzungen erfüllt. Die auf der Baustelle erfassten Daten werden automatisch in der Cloud abgelegt. Das gilt nicht nur für Fotos und Videos, sondern auch für sämtliche Lieferscheine und andere Dokumente. Diese müssten dann nur eingescannt oder fotografiert werden.

Die in der Cloud abgelegten Daten sind dann von jedem Rechner aus abrufbar. Das Gleiche gilt auch für mobile Endgeräte. Insbesondere dieser Vorteil ist für alle beteiligten Personen ein enormer Vorteil. Beispielsweise hat dadurch der Bauleiter zu jeder Zeit Zugriff auf die Daten. Er muss dazu nicht an seinem PC im Büro sitzen. Auf diese Weise ist auch die Kommunikation zwischen dem Bauleiter, dem Vorarbeiter und allen anderen wichtigen Personen möglich.
 

Weitere Vorteile der Cloudlösungen


Der wohl wichtigste Vorteil besteht darin, dass Dokumente oder Fotos nicht erst umständlich per E-Mail verschickt werden müssen. Der Bauleiter oder der Betriebsleiter legt ganz genau fest, wer einen Zugriff auf die Daten erhält. Müssen auch Personen Zugriff auf die Dokumentation bekommen, die nicht unmittelbar mit der Durchführung der Baumaßnahme zu tun haben, ist es auch kein Problem. Bei diesen Personen kann es sich um folgende Gruppen handeln:
 

  • Hersteller von Baustoffen
  • Vertriebspartner
  • Spediteure
  • Logistikpartner
  • Bauherren



Muss irgendjemand eine Einsicht über bestimmte Bereiche der Dokumentation bekommen, legt der Bauleiter fest, welche Daten er freigibt. Das bedeutet, es muss nicht die gesamte Dokumentation freigegeben werden. Für jeden Interessenten können explizite Daten freigeschaltet werden. Beispielsweise kann sich der Hersteller von Baustoffen die Fotos von mangelhaften Materialien in der Cloud ansehen. In dem Fall hätte er aber nur Einsicht über die relevanten Aufnahmen. Alle anderen Daten, die für das jeweilige Projekt in der Cloud gespeichert sind, bleiben ihm verborgen.
 

Mobiles Qualitätsmanagement mit thinkproject


Zwei verschiedene Apps, die eng miteinander verknüpft sind, erleichtern die Arbeit im erheblichen Maße. Die Dokumentation mit Fotos wird schon seit längerer Zeit im Baugewerbe durchgeführt. Allerdings mussten die Bilder hinterher im Büro auf einen Server übertragen und sortiert werden. Jeder, der diese Arbeit schon einmal erledigt hat, weiß auch, wie aufwendig sie sich gestalten kann. Mitunter fällt es schwer, die Fotos nach einer gewissen Zeit noch richtig zuordnen zu können.

Mit der Foto-App von thinkproject gelingt es einfacher. Vor dem Upload in die Cloud lassen sich die Bilder beschriften oder auch verschlagworten. Zudem können auf Wunsch gleichzeitig die Standortdaten zu den Fotos gespeichert werden. Das ist insbesondere dann vorteilhaft, wenn auf verschiedenen Baustellen gleichzeitig gearbeitet wird. Auf diese Weise entsteht schon von Anfang an eine gute Übersichtlichkeit, ohne dass noch manuelle Maßnahmen erforderlich sind.

Mit der Quality-App von thinkproject besteht die Möglichkeit, Dokumente zu den gemachten Fotos zu erstellen. Dank einer übersichtlichen Ordnerstruktur lassen sich die Fotos zu den Dokumenten einfach kombinieren. Auf diese Weise sind alle wichtigen Fakten bezüglich des Qualitätsmanagements in einer übersichtlichen Form gespeichert. Durch die Nutzung dieser softwarebasierten Dokumentation erspart sich jeder Bauunternehmer eine Menge Zeit und Nerven.

Besonders vorteilhaft erweist es sich, dass nicht nur Mängellisten direkt vor Ort auf der Baustelle angefertigt werden können. Es ist zudem möglich, in den Fotos bestimmte Bereiche hervorzuheben. Falls es erforderlich ist, können auch per Hand Skizzen hinzugefügt werden, um bestimmte Dinge besser sichtbar zu machen. Mit den modernen Systemen wird sehr viel Schreibarbeit eingespart.