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Effektives Nachtragsmanagement

Wie setzen Sie erweiterte Vergütungsansprüche rechtskonform und gleichzeitig kundenorientiert durch?

So setzen Sie Vergütungsasprüche aus Planungsänderungen durch


Dass es bei Bauprojekten zu ungeplanten Änderungen kommt, ist eher die Regel als die Ausnahme. Soll das Projekt trotz widriger Umstände wirtschaftlich abgeschlossen werden, heißt es, kühlen Kopf zu bewahren und ein konsequentes Nachtragsmanagement anzuwenden. Die Art und Weise, wie Sie als Architekt oder Bauunternehmer mit Änderungsleistungen umgehen, also Ihr Projektmanagement, entscheidet über dessen wirtschaftlichen Erfolg.

 

Frühe Dokumentation das Planungsziels


Erfolgreiches Nachtragsmanagement bedeutet, dass alle Nachträge, die von der ursprünglich vereinbarten Planung abweichen, auch entlohnt werden. Doch zu vage formulierte Zielvereinbarungen führen häufiger zum Rechtsstreit. Wenn Sie ihre Änderungen durchsetzen möchten, müssen Sie schon vor Unterzeichnung des Vertrages sicherstellen, dass das Planungsziel eindeutig definiert ist. War das nicht der Fall, so holen Sie es möglichst rasch, am besten noch während der Vorplanung, nach.

 

Das gehört nach BGB in eine Planungsgrundlage:

 

1. Die fachlichen Basisleistungen des Vertrages


Ihr Baumanagement sollte sich nicht mit einem Verweis auf die HOAI begnügen. Beschreiben Sie stattdessen alle zu erbringenden Leistungen genau. In die Liste gehören auch bereits vereinbarte zusätzliche Leistungen, also beispielsweise Projektmanagement, Projektsteuerung oder die Beschaffung einer Zustimmungserklärung von den Nachbarn. Auch Punkte wie die gestalterischen Anforderungen und technische Ausstattung des Projektes müssen schriftlich festgehalten werden. Gutes Baumanagement bedeutet auch, dass Sie genau beschreiben, welche Bauteile, Anlagen und Anlagenteile eventuell nicht Teil der Planung sind. Je präziser Sie die Leistungen definieren, desto geringer ist das Risiko von Honorarstreitigkeiten zu Mehrleistungen, denn jetzt können Sie dank gutem Planungsmanagement exakte Begründungen liefern.

 

2. Vergütungsfrage bei Zusatzleistungen klären


Vereinbaren Sie mit dem Bauherrn für besondere Leistungen stets ein festes Honorar. Tun Sie dies nicht, laufen Sie Gefahr, hierfür kein Geld zu bekommen. Änderungsleistungen, die man im Rahmen eines üblichen Bauvorhabens erwarten kann, sind nicht honorarfähig. Als Beispiel sei hier die Optimierung der Planung erwähnt. Auch die folgenden Leistungen wertet die HOAI als nicht honorarfähig:

• Prüfung von alternativen Lösungen nach gleichen Anforderungen
• Anpassung und Vervollständigung von Planungsunterlagen
• Fortschreibung der Ausführungsplanung während des laufenden Projektes

Wird ein Architekt zum Beispiel in der Entwurfsplanung darum gebeten, mehrere Varianten zu erstellen, wird er für diesen Mehraufwand nur dann vergütet, wenn er mit dem Bauherrn zuvor eine schriftliche Honorarvereinbarung getroffen hat.

 

3. Alle Absprachen mit dem Bauherrn schriftlich festhalten


Nur wenn die Ursprungsplanung ausführlich dokumentiert ist, lässt sich nachweisen, dass Sie überhaupt eine Planungsänderung durchgeführt haben. Das bedeutet: Schreiben Sie jeden Schritt gewissenhaft auf und vergessen Sie weder Datum noch Uhrzeit. Händigen Sie Ihrem Auftraggeber einen Aufstellung der Planungsschritte als Kopie aus.

Planungsänderungen bei Grundleistungen sind weniger problematisch, denn der BGH stellte in einem Urteil klar, dass Honoraransprüche nicht am Fehlen einer schriftlichen Änderungsvereinbarung scheitert dürfen. Es muss jedoch stets nachvollziehbar sein, welche Absprachen getroffen wurden. Dokumentieren Sie daher auch alle mündlichen Vereinbarungen mit Ihrem Auftraggeber. im Streitfall müssen Sie nachweisen können, dass Sie mit den Leistungen beauftragt wurden, die Sie abrechnen möchten. Auch wenn die Zeit drängt: Es lohnt sich, eine ausführliche schriftliche Beauftragung zu verfassen. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.