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Baudokumentation 2.0 - Diese Vorteile bieten sich für Unternehmen in der Bauwirtschaft

Wie Sie potentielle Fehlerquellen im Berichtswesen vorbeugen

Der Aufbau eines Netzwerks mit dem Bauteam, das sofortige Erkennen wichtiger Probleme und die Verfolgung des Prozesses gehören zu den wichtigsten Komponenten für den Erfolg eines Bauprojekts. Bei der täglichen Arbeit auf einer zeitkritischen Baustelle scheint die Verpflichtung, das Geschehen und den Fortschritt im Projektmanagement schriftlich festzuhalten, eine ärgerliche zusätzliche Aufgabe zu sein. Bei rechtlichen Fragen und Kostenprüfungen wird dieser Vorteil jedoch deutlich. Wer keine vollständigen und schlüssigen Baudokumente vorlegen kann, wird beispielsweise im Rechtsstreit benachteiligt.
 

Was ist ein Fortschrittsbericht im Bauwesen?


Auf der Baustelle müssen alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden. Am einfachsten ist es, täglich Fortschrittsberichte anzufertigen. Der Bericht enthält grundlegende Informationen über die an diesem Tag auf der Baustelle durchgeführten Arbeiten und die aufgetretenen Probleme oder Unfälle.

Um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten, müssen die täglichen Fortschrittsberichte korrekt ausgefüllt werden, da sie bei Haftungsfragen und Rechtsstreitigkeiten als Beweismittel dienen. Abhängig von den im Projekt verwendeten Tools umfasst der Fortschrittsbericht des Projektmanagers auch Managementarbeit. Projektmanager verbringen viel Zeit damit, Berichte zu schreiben, an Besprechungen teilzunehmen und nach Updates zu suchen. Diese geleistete Arbeit kann sich negativ auf den Prozess der Fortschrittsberichterstattung auswirken und Druck auf den Projektmanager und sein Team ausüben.

Aus diesem Grund hat es einen Paradigmenwechsel in der Art der Kommunikation und Vernetzung im Bauwesen gegeben. Die Digitalisierung und Standardisierung von Prozessen soll nun Priorität haben.
 

Digitale Baudokumentation auf der Baustelle


Die digitale Baudokumentation ist in den letzten Jahren zu einer wichtigen Alternative geworden. Die Anwendung vereinfacht die täglichen Bauunterlagen und spart Benutzern jeden Monat Dutzende von Stunden und hohe Kosten. Die Digitalisierung ist in der Bauindustrie jedoch noch nicht angekommen – sogar Jagd und Fischerei sind stärker digitalisiert. Da die Einführung digitaler Lösungen die Produktivität erheblich steigern kann, sind diese insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen interessant.

Durch die Digitalisierung können Zeit und Kosten gespart werden, insbesondere in arbeitsintensiven Bereichen wie der Baudokumentation und der Fehlerverfolgung. Unabhängig davon, ob der Plan in verschiedenen Versionen vorliegt, gehen handschriftliche Notizen verloren und Fotos müssen sorgfältig vom Telefon auf den Computer übertragen werden. Die analoge Aufzeichnung, Verarbeitung und Weiterleitung sind fehleranfällig und zeitaufwändig.

Obwohl andere Branchen die Produktivität durch den Einsatz digitaler Geräte und Software erheblich steigern können, sind die Bau- und Immobilienbranche lange Zeit zurückgefallen. Die Situation hat sich mit der Verbreitung von Tablets und Smartphones geändert. Gleichzeitig gibt es eine Anwendung speziell für die Anforderungen von Baustellen, mit der Bauunterlagen schnell und einfach ausgefüllt werden können.
 

Wie funktioniert digitales Berichtswesen in der Praxis?


Die meisten digitalen Dokumentationsverfahren beginnen mit dem Hochladen des Bauplans in die Software. Nachdem dies auf dem Computer erledigt wurde, können alle Pläne auch digital in der zugehörigen Smartphone-App angezeigt werden. Die Tatsache, dass sie alle Pläne jederzeit und überall haben, ist für viele Benutzer ein großer Vorteil. Vorbei sind die Zeiten, in denen eine Reihe von Ordnern mit Plänen von einem Ort zum anderen getragen werden mussten. Sobald der Plan in das System eingeht, kann die digitale Baudokumentation aktiviert werden. Benutzer öffnen einfach die Anwendung und wählen den entsprechenden Plan aus, anstatt auf das Diktiergerät zu sprechen oder die Digitalkamera einzuschalten.

In der digitalen Anwendung können Benutzer mit dem Smartphone ein Foto hinzufügen (oder ein Bild aus der Galerie auswählen), eine Beschreibung angeben, die direkt im Klartext angezeigt wird, ein Fälligkeitsdatum hinzufügen und die verantwortliche Person eintragen. Anwender können Vorgänge in wenigen Sekunden abschließen und beispielsweise Fehler eindeutig aufzeichnen. Nach der Aufnahme mit der App erhalten Benutzer mit nur einem Klick einen vollständigen täglichen Konstruktionsbericht und ein Fehlerprotokoll aller ausgewählten Markierungen. Da alle Punkte automatisch auf den Computer übertragen werden, kann das Dokument auch auf dem PC nachgebessert werden.

Dank der digitalen Werkzeuge für die Baudokumentation sparen Anwender nicht nur Zeit, sondern können auch alle offenen Punkte auf einen Blick verfolgen. Benutzer können auch einen freien Zugriff zuweisen, sodass alle Partner alle ihnen zugewiesenen Tags direkt über die App anzeigen und schnell reagieren können.
 

Was sollte im täglichen Fortschrittsbericht enthalten sein?


Obwohl die Meinungen darüber, was in den täglichen Fortschrittsbericht aufgenommen werden sollte und was nicht, sehr unterschiedlich sind, gibt es einige wesentliche Punkte. Auf diese Weise lässt sich die Verbindung zwischen Baustelle und Büro stärken und jeden Teilnehmer auf dem Laufenden halten. Diese 10 Punkte machen den täglichen Fortschrittsbericht aus:
 

  1. Datum
  2. Wetterbedingungen
  3. Baustellenbedingungen
  4. Ressourcenverfügbarkeit
  5. Status der abgeschlossenen Arbeit
  6. Unterbrechungen und Verzögerungen
  7. Inventarliste
  8. Risikoübersicht
  9. Unfallbericht
  10. zusätzliche Notizen

So erstellen Sie einen Fortschrittsbericht mit minimalem Verwaltungsaufwand


Die Berichterstattung über den Baufortschritt erfordert viel Zeit und Liebe zum Detail. Jeder sollte wissen, dass die Verwendung der richtigen Tools und Strategien die Aufgabe schneller und effizienter erledigen kann.
 

1. Automatisierte Berichtsausführung


Viele Projektmanager verlassen sich immer noch auf manuelle Berichte für die vorausschauende Planung, die jüngsten Inspektionen und alle Aktivitäten auf der Baustelle. Diese Methode ist jedoch äußerst fehleranfällig und kann zu Unterbrechungen, Verzögerungen und sogar Streitigkeiten führen. Aus diesem Grund braucht die Bauindustrie eine neue Normalität und damit die Digitalisierung von Fortschrittsberichten. Mit den richtigen Tools und Prozessen dauert es wenige Minuten, die neuesten Aktualisierungen auf der Baustelle zu melden. Alle Projektteams haben immer genauen Zugriff auf die benötigten Informationen, damit sie schnell die richtigen Entscheidungen treffen und Verzögerungen vermeiden können.
 

2. Verwenden Sie digitale und branchenspezifische Tools


Der automatisierte Fortschrittsbericht ist ein wichtiger erster Schritt. Dies allein reicht jedoch nicht aus. Der nächste wichtige Schritt besteht darin, die richtigen digitalen Lösungen für die Echtzeitberichterstattung zu verwenden und die Masterplanung mit der vorausschauenden Planung zu verknüpfen. Viele Projektmanager verlassen sich auf Tools wie WhatsApp und Excel für die täglichen Fortschrittsberichte und denken, dass sie für diese Art von Arbeit gut geeignet sind. Obwohl diese Werkzeuge im täglichen Leben sehr nützlich sind, eignen sie sich nicht für die Verwaltung komplexer Bauprojekte. Im Gegenteil, diese Tools fördern eine isolierte Kommunikation, da die Daten nicht mit dem Masterplan oder dem Kurzzeitplan verknüpft sind, was zu Missverständnissen und Verzögerungen führen kann.
 

3. Standardisieren Sie Ihre Systeme und Prozesse


Viele Menschen glauben immer noch, dass jedes Bauprojekt mit unterschiedlichen Zielen und Strategien einzigartig ist. Dies ist jedoch ein Missverständnis. Unabhängig von der Art des Projekts ist ein Großteil des Bauprozesses immer gleich. Jeder Projektmanager sollte in Betracht ziehen, seine Systeme und Prozesse zu standardisieren, um kostspielige Fehler zu vermeiden. Auf diese Weise wissen alle Projektteams immer, was zu tun ist. Die Standardisierung kann die Kommunikation zwischen Baustellen und Büros erleichtern und Ihnen sichere Projektmanagerdienste bieten. Die Verantwortung wurde ebenfalls verbessert, da standardisierte Prozesse es einfacher machen, die Fehlerquelle zu identifizieren und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
 

Das bieten digitale Tools im Baumanagement


Die Verwendung der richtigen Werkzeuge ist im Projektmanagement unerlässlich. Langfristig können nur speziell für die Bauindustrie entwickelte digitale Lösungen das Berichtswesen unterstützen. Jedes Projekt besteht aus einer Reihe von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Interessengruppen. Die geringste Verzögerung bei einer einzelnen Aufgabe kann zu katastrophalen Problemen im gesamten Projekt führen.

Zusammenarbeit, Kommunikation und transparente Arbeitsmethoden sind für die Branche von wesentlicher Bedeutung. Daher sollten tägliche Fortschrittsberichte datengesteuert sein und Sie sollten sich auf die richtige digitale Technologie verlassen. Auf diese Weise kann die Branche die digitale Kluft in funktionale Anforderungen umwandeln und eine neue Ära einleiten. Stellen Sie den Erfolg des Projekts durch das Netzwerkteam sicher, damit es schnell kritische Probleme findet und Ihren Prozess verfolgt. Es ist der wichtigste Teil des Erfolgs eines Bauprojekts.

Vor diesem Hintergrund müssen Sie ein branchenspezifisches digitales Tool auswählen, das Ihre Gewohnheit unterstützt, Verzögerungen zu reduzieren, die Projektkommunikation zu verbessern und die Arbeit pünktlich abzuschließen. Um Sie Ihren Zielen näherzubringen, finden Sie hier detaillierte Richtlinien, mit denen Sie komplexe Bauprojekte erfolgreich abschließen und Verzögerungen reduzieren können, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.