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Effektiv Arbeiten mit einem kollaborativen Workplace Management

06/04/2020 0 Kommentare

Der Modern Workplace in Zeiten der Digitalisierung

Was können eigentlich Microsoft Office und Sharepoint?

Die digitale Transformation verändert bereits seit einiger Zeit die Art und Weise, wie Menschen miteinander kommunizieren. Künstlicher Intelligenz, Steuerung durch Sprache und digitaler Kommunikation gehört die Zukunft. Längst sind sie Teil unseres privaten Alltags, in dem wir über sämtliche Lebensbereiche digital vernetzt sind. Mehr und mehr sind smarte Vernetzungs- und Automatisierungstechnologien aber auch in unserem beruflichen Umfeld zu finden. Ihr wesentlicher Vorteil: Mit ihrer Hilfe können ressourcenintensive Zeiträuber auf Dauer eliminiert werden. Dadurch erhält der Mitarbeiter 4.0 genau die Freiräume, die er benötigt, um sich auf andere Tätigkeiten zu konzentrieren. Damit der Digital Workplace zu einem vollen Erfolg wird, müssen technologische Maßstäbe gesetzt und individuelle Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt werden, ohne dabei unternehmensinterne Workflows zu gefährden. Mit Office 365 und Microsoft SharePoint kann das gelingen.

Nachhaltig und wirtschaftlich

Vor der Implementierung einer neuen Software steht die wesentliche Frage, welche IT-Lösung zu den individuellen Bedürfnissen und internen Gegebenheiten passt. Ob Standardlösung oder Eigenentwicklung: Wichtig ist, dass die Software den zeitlichen und finanziellen Möglichkeiten des jeweiligen Unternehmens entspricht. Hinzu kommt, dass die entsprechende IT-Lösung den Anforderungen der neuen Arbeitswelt gerecht werden muss, indem sie entsprechende Mehrwerte bietet. In der Praxis haben sich fertige Softwarelösungen, die sich auf die jeweiligen Bedürfnisse und individuellen Rahmenbedingungen des eigenen Unternehmens anpassen lassen, als wirtschaftlich erwiesen. Bei der Auswahl gilt es, sich vor allem darüber Gedanken zu machen, welche Features unbedingt benötigt werden. Auch die Fragen, wie der technische Support erfolgt, wie viele Nutzer eingebunden werden sollen und wie komplex die Administration ist, sind von Bedeutung.

Vernetzte Arbeit und vereinheitlichte Prozessgestaltung

Der Modern Workplace eignet sich hervorragend, um die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter in Teams zu erleichtern – auch über große Distanzen hinweg. Ob Office 365 oder Microsoft SharePoint: Hier hat jeder einzelne Angestellte die Möglichkeit, durch die Vernetzung in Cloud-Systemen mit seinen Kollegen zu interagieren. Teams können gebildet, Projekte gemeinsam bearbeitet werden. Dadurch wird die Kollaboration zwischen den einzelnen Beteiligten wesentlich erleichtert. Die IT-Lösung bietet Mitarbeitern die ideale Plattform, auf der alle Fäden für ein vernetztes Arbeiten zusammenlaufen – und das bei hohen Sicherheitsstandards und ohne unnötige Konstruktionen. Der große Vorteil liegt in der Vereinheitlichung der Prozesse: Alle wichtigen Elemente der Zusammenarbeit werden auf simplen Knopfdruck und in übersichtlicher Form bereitgestellt. Durch die Verwendung mobiler Endgeräte kann sich der einzelne Mitarbeiter von jedem beliebigen Zugangspunkt aus einbringen. Dadurch ist ein vernetztes Arbeiten in einem geschützten Raum gewährleistet, das dazu beiträgt, Abläufe zu automatisieren und Prozesse zu verschlanken.

Effizient und zeitgemäß

Damit die Etablierung des Modern Workplace gelingt, ist es wichtig, die Einführung von Anfang an durch ein effizientes Change Management zu begleiten, um zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiter auf diese Reise mitgenommen werden. Die technische Umstellung an sich ist nicht das Problem – vielmehr geht es darum, eventuelle Abwehrhaltungen bereits im Voraus zu vermeiden. So kann gewährleistet werden, dass es bei der Implementierung einer neuen IT-Umgebung nicht zu Problemen kommt. Indem jedem einzelnen Angestellten früh vor Augen geführt wird, welche Vorteile durch die neue Software für ihn entstehen, wird dafür gesorgt, dass alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Durch ein geeignetes Change Management werden nicht nur das Engagement, die Kollaboration und der Umsetzungswille der Teams gefördert – zugleich wird auch der Weg für den Digital Workplace geebnet. Und das ist der Schlüssel, um in Zeiten der Digitalisierung gut aufgestellt zu sein.

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